ID 414
Бизнес-ассистент
- Senior
- Локация
- Россия, Москва
- Формат работы
- Гибрид
- Стаж ассистентом
- 8+ лет
- Выход на работу
- —
- Ожидания по зарплате
- От 300 000 руб. на руки ок. Со временем хотела бы подключить к фиксу дополнительные KPI (бонусы)
- Английский
- C1
- Другие языки
- —
- Возраст и пол
- 31 год, женский
Ключевые навыки
- Оптимизация процессов
- Project-менеджмент
- Управление командой
- Финансовая отчетность
- AI автоматизация
- Executive Operations
- Клиентский сервис
- Аналитика информации и процессов
- Координация подрядчиков
Сферы компаний
- IT
- Дизайн
- Продакшен
Заключение по кандидату
Опытный операционный менеджер с 8-летним стажем рядом с фаундерами и СЕО, который умеет погружаться в проблемы бизнеса самостоятельно — без ТЗ, с нуля выстраивает процессы и доводит их до системного результата. Сильна в автоматизации, работе с AI и кросс-функциональной координации.
В людях ценит надёжность, чувство юмора, уважение к границам и способность спокойно обсуждать сложные ситуации.
Интересуется архитектурой, дизайном и визуальной культурой, любит путешествовать и наблюдать за тем, как по-разному устроены города, сервис и повседневные процессы.
Ключевые достижения
- В продакшн-студии участвовала в развитии CRM-системы и автоматизации коммерческих процессов — от правил квалификации и обязательных этапов воронки до meeting briefs, счетов и follow-ups. Объём ручных операций сократился на ~85%.
- Оптимизировала финансовое и юридическое сопровождение бизнеса в России и ОАЭ: время подготовки отчётности сократилось на 80%, юридические расходы — вдвое, экономия на аутсорсе составила 25 000 AED и 15 000 USD.
- В архитектурном бюро стандартизировала работу кросс-функциональных команд до 20 человек при управлении портфелем из 40+ международных проектов: количество доработок сократилось на 50%, доля повторных клиентов выросла с 10% до 50%, эффективность продаж — на 70%.
- Координировала два внутренних проекта руководителя в продакшн-студии: структурировала задачи, синхронизировала участников из разных функций, контролировала ключевые этапы.
Мотивация
- Ищет роль, где можно строить операционные процессы, а не только поддерживать существующие.
- Важна среда на стыке бизнеса и смысла — активный руководитель с чёткими приоритетами и пространством для инициативы.
Причина ухода
- Продакшн-студия (создание компьютерной графики, VFX и кампаний в жанре смешанной реальности для крупных брендов). Период работы (июль 2025 — июль 2026): выстроила всю операционную часть под текущую стадию компании. При обсуждении дальнейшего вектора развития роли не договорились. Решение уйти приняла самостоятельно.
- Архитектурное и интерьерное бюро полного цикла (элитный дизайн интерьеров, строительство и проектирование премиальной недвижимости в 30+ странах). Период работы: ~5 лет: выросла с позиции проджект-менеджера до руководителя отдела менеджмента и продаж — вела весь цикл от входа лида до сдачи итогового результата, управляла командой (~200 человек суммарно). Ушла, достигнув потолка.
Соответствие портрету
| Навык / критерий | Оценка и детали |
|---|---|
| Опыт рядом с CEO / founder / C-level | ✅ Подтверждено. В продакшн-студии — напрямую с двумя CEO + C level. В архитектурном бюро — также с двумя гендиректорами и C level. Итого ~6 лет работы вплотную с первыми лицами и ТОП-ами. |
| Построение операционных процессов с нуля | ✅ Подтверждено. В продакшн-студии автоматизировала коммерческий блок (CRM + Zapier: квалификация лидов, этапы воронки, meeting briefs, счета, follow-ups; –85% ручных операций), оптимизировала финансово-юридическое сопровождение в России и ОАЭ (–80% времени на отчётность, –50% юр. расходов, экономия 25 000 AED + 15 000 USD на аутсорсе). В архитектурном бюро: стандартизировала работу кросс-функциональных команд и весь цикл от лида до сдачи проекта. Всё — по запросу CEO без ТЗ, самостоятельно. |
| Опыт в среде с выстроенными операционными системами | ⚠️ Продакшн-студия — IT/продакшен, Россия + ОАЭ, ~70 чел.; архитектурное бюро — студия дизайна интерьеров + мебельное производство, ~200 чел. |
| Автономность / работа без чётких инструкций | ✅ Подтверждено. Получала общий запрос от CEO без ТЗ — сама формулировала задачу, анализировала, разрабатывала и внедряла решения. Подтверждено рекрутером, отражено в кейсах. |
| Скорость переключений / многозадачность | ✅ Подтверждено. Управляла 40+ параллельными проектами в архитектурном бюро одновременно. |
| AI и digital грамотность | ✅ Подтверждено. Инструменты в работе: Claude (визуализация, таблицы), ChatGPT (тексты), Zapier, n8n (автоматизации), HubSpot (CRM). К кейс-интервью самостоятельно подготовила собственный инструментарий и промты — говорит о зрелом подходе к AI. |
| Кросс-функциональная координация | ✅ Подтверждено. В архитектурном бюро синхронизировала проектировщиков, бэк-офис и мебельное производство (~200 чел. суммарно), команды до 20 человек на проект. В продакшн-студии — координация между коммерческим блоком, финансами, юристами и подрядчиками (~70 чел.). |
| Проектный менеджмент | ✅ Подтверждено. В архитектурном бюро вела портфель 40+ международных проектов параллельно. В продакшн-студии координировала 2 внутренних проекта руководителя полного цикла. |
| Планирование и приоритизация задач | ⚠️ Частично подтверждено. Кейс на поток голосовых задач от руководителя — решила хорошо: структурировала по приоритетам, предложила систему обработки. Кейс на управление календарём руководителя — решила слабее, не учла ряд нюансов. |
| Размер компании в опыте (100–200+ чел.) | ✅ Подтверждено. Продакшн-студия — ~70 чел. (50 бэк-офис + 20 подрядчиков); архитектурное бюро — ~200 чел. (100 проектировщики + бэк-офис, 100 мебельное производство). |
| Управление командой | ✅ Подтверждено. В архитектурном бюро руководила отделом менеджмента и продаж — весь цикл от входа лида до сдачи проекта, команды до 20 человек. Проводила 1-1, общие встречи, в т.ч. на английском языке. Принимала решения об увольнении сотрудников самостоятельно. |
| Финансовая отчётность и контроль расходов | ✅ Подтверждено. В продакшн-студии: самостоятельно выстроила финансово-юридическое сопровождение бизнеса в России и ОАЭ — сократила время подготовки отчётности на 80%, юр. расходы — вдвое, сэкономила 25 000 AED и 15 000 USD на внешнем аутсорсе. |
| Английский язык | ✅ Подтверждено. Самооценка C1 (требование портрета — A2-B1, перекрыто с запасом). Реальное применение: рабочая переписка и документация, 1-1 и общие митинги с англоязычными сотрудниками, подача налоговой отчётности в ОАЭ, увольнение сотрудников на английском. |
| Внимательность и аккуратность | ✅ Подтверждено. Кросс-чек проверку на внимательность выполнила на 100%. В ходе кейса перепутала дату встречи на 1 день — сама заметила и исправила до подачи ответа. |
| Notion | ⚠️ Частично подтверждено. В обеих компаниях использовала Notion как пользователь, рабочие пространства системно не выстраивала — но не видит проблем освоить инструменты Notion заранее. |
| Готовность к гибриду / офису 2+ раза в неделю | ✅ Готова к гибридному формату. Выход — с 1 сентября (до этого онлайн парт-тайм: переезжает в Москву). Ограничений по офису не обозначала. |
Опыт рядом с CEO / founder / C-level
✅ Подтверждено. В продакшн-студии — напрямую с двумя CEO + C level. В архитектурном бюро — также с двумя гендиректорами и C level. Итого ~6 лет работы вплотную с первыми лицами и ТОП-ами.
Построение операционных процессов с нуля
✅ Подтверждено. В продакшн-студии автоматизировала коммерческий блок (CRM + Zapier: квалификация лидов, этапы воронки, meeting briefs, счета, follow-ups; –85% ручных операций), оптимизировала финансово-юридическое сопровождение в России и ОАЭ (–80% времени на отчётность, –50% юр. расходов, экономия 25 000 AED + 15 000 USD на аутсорсе). В архитектурном бюро: стандартизировала работу кросс-функциональных команд и весь цикл от лида до сдачи проекта. Всё — по запросу CEO без ТЗ, самостоятельно.
Опыт в среде с выстроенными операционными системами
⚠️ Продакшн-студия — IT/продакшен, Россия + ОАЭ, ~70 чел.; архитектурное бюро — студия дизайна интерьеров + мебельное производство, ~200 чел.
Автономность / работа без чётких инструкций
✅ Подтверждено. Получала общий запрос от CEO без ТЗ — сама формулировала задачу, анализировала, разрабатывала и внедряла решения. Подтверждено рекрутером, отражено в кейсах.
Скорость переключений / многозадачность
✅ Подтверждено. Управляла 40+ параллельными проектами в архитектурном бюро одновременно.
AI и digital грамотность
✅ Подтверждено. Инструменты в работе: Claude (визуализация, таблицы), ChatGPT (тексты), Zapier, n8n (автоматизации), HubSpot (CRM). К кейс-интервью самостоятельно подготовила собственный инструментарий и промты — говорит о зрелом подходе к AI.
Кросс-функциональная координация
✅ Подтверждено. В архитектурном бюро синхронизировала проектировщиков, бэк-офис и мебельное производство (~200 чел. суммарно), команды до 20 человек на проект. В продакшн-студии — координация между коммерческим блоком, финансами, юристами и подрядчиками (~70 чел.).
Проектный менеджмент
✅ Подтверждено. В архитектурном бюро вела портфель 40+ международных проектов параллельно. В продакшн-студии координировала 2 внутренних проекта руководителя полного цикла.
Планирование и приоритизация задач
⚠️ Частично подтверждено. Кейс на поток голосовых задач от руководителя — решила хорошо: структурировала по приоритетам, предложила систему обработки. Кейс на управление календарём руководителя — решила слабее, не учла ряд нюансов.
Размер компании в опыте (100–200+ чел.)
✅ Подтверждено. Продакшн-студия — ~70 чел. (50 бэк-офис + 20 подрядчиков); архитектурное бюро — ~200 чел. (100 проектировщики + бэк-офис, 100 мебельное производство).
Управление командой
✅ Подтверждено. В архитектурном бюро руководила отделом менеджмента и продаж — весь цикл от входа лида до сдачи проекта, команды до 20 человек. Проводила 1-1, общие встречи, в т.ч. на английском языке. Принимала решения об увольнении сотрудников самостоятельно.
Финансовая отчётность и контроль расходов
✅ Подтверждено. В продакшн-студии: самостоятельно выстроила финансово-юридическое сопровождение бизнеса в России и ОАЭ — сократила время подготовки отчётности на 80%, юр. расходы — вдвое, сэкономила 25 000 AED и 15 000 USD на внешнем аутсорсе.
Английский язык
✅ Подтверждено. Самооценка C1 (требование портрета — A2-B1, перекрыто с запасом). Реальное применение: рабочая переписка и документация, 1-1 и общие митинги с англоязычными сотрудниками, подача налоговой отчётности в ОАЭ, увольнение сотрудников на английском.
Внимательность и аккуратность
✅ Подтверждено. Кросс-чек проверку на внимательность выполнила на 100%. В ходе кейса перепутала дату встречи на 1 день — сама заметила и исправила до подачи ответа.
Notion
⚠️ Частично подтверждено. В обеих компаниях использовала Notion как пользователь, рабочие пространства системно не выстраивала — но не видит проблем освоить инструменты Notion заранее.
Готовность к гибриду / офису 2+ раза в неделю
✅ Готова к гибридному формату. Выход — с 1 сентября (до этого онлайн парт-тайм: переезжает в Москву). Ограничений по офису не обозначала.
На что обратить внимание
- Кейс на поток голосовых задач от руководителя — решила хорошо: структурировала по приоритетам, предложила систему обработки. Кейс на управление календарём руководителя — решила слабее, не учла ряд нюансов.
- В обеих последних компаниях использовала Notion как пользователь, рабочие пространства системно не выстраивала — но не видит проблем освоить инструменты Notion заранее.
- Последний основной опыт: продакшн-студия — IT/продакшен, Россия + ОАЭ, ~70 чел.; архитектурное бюро — студия дизайна интерьеров + мебельное производство, ~200 чел.