ID 304
Бизнес-ассистент
- Senior
- Локация
- Казахстан, Нидерланды
- Формат работы
- Удаленно
- Стаж ассистентом
- 4+ года
- Выход на работу
- 2 недели после оффера
- Ожидания по зарплате
- от 4500
- Английский
- C1–C2
- Другие языки
- Итальянский A2
- Возраст и пол
- 27 лет, женский
Ключевые навыки
- Project-менеджмент
- Travel-поддержка
- Поддержка юридических вопросов
- Курирование миграционных вопросов (визы/ВНЖ)
- HR-процессы
- Event-менеджмент
- Time-менеджмент
- Research
- Управление календарем
- Документооборот
- Контроль платежей
- Подготовка презентаций
- Аналитика информации и процессов
Сферы компаний
- IT
- Медицина
- Финансовый сектор
Заключение по кандидату
Кандидат — системный и проактивный бизнес-ассистент с опытом работы в международных компаниях и сильной экспертизой в координации сложных проектов. За 1,5 года в текущей компании выросла от бизнес-ассистента с 50/50 личных/бизнес-задач до senior project manager с фокусом 85% на бизнес-задачи.
Работает полностью на английском языке с экспатами, имеет юридическое образование и опыт в международном финансовом центре, где организовывала крупные международные конференции и вела делегации из Америки и Европы. Коммуникабельная, энергичная, искренне заинтересована в международных командировках и кросс-культурной коммуникации. Завершила магистратуру по международным отношениям в европейском университете. Для неё важен профессиональный рост, европейский контекст работы и возможность путешествовать.
Мотивация
- Удалённый формат работы, возможность международных командировок, таймзона СЕТ
- Работа преимущественно на английском языке с международным рынком
Опыт и достижения
- Полностью координировала создание юрлиц в 5 штатах США (Флорида, Нью-Йорк, Калифорния, Иллинойс, Техас) от начала до конца: поиск юристов, ведение процесса, получение лицензий для медицинских проектов.
- Самостоятельно вела HR-процессы для трёх международных клиник: финальный отбор кандидатов, подготовка контрактов (1099, employment), принимала финальные решения по найму.
- Имеет практический опыт работы с юристами, регистрации LLC в разных штатах США, понимает сложную регуляторику и комплаенс.
- Организовала и координировала ежегодную международную конференцию (6000 участников, инвесторы со всего мира) в качестве ответственной за площадку суда и арбитражного центра.
- Поддерживала процесс получения визы O-1 для США: сбор документации, координация с юристами, сопровождение процесса.
Причина ухода
- Текущая компания (январь 2025 — настоящее время, 1 год 2 месяца): всё ещё работает, но ищет новые возможности, т.к. нестабильное финансирование проекта, проблемы легализации у основателей, также есть потолок по сложным задачам.
- Предыдущий работодатель (сентябрь — ноябрь 2024, 3 месяца): быстрый уход из-за отсутствия структуры в процессах (бизнес только начинался, не было чёткой навигации), большой объём личных задач при этом, и критический момент — выяснилось, что бизнес руководителя связан с неприемлемой для кандидата деятельностью. Ушла в хороших отношениях.
- Международный финансовый центр (октябрь 2021 — август 2023, 1 год 11 месяцев): естественный переход — поняла, что хочет развиваться в сторону международных отношений и executive support, а не чистого legal-трека. Решила поступать в магистратуру в Европе и сменить локацию.
Соответствие портрету
| Навык | Оценка и комментарий |
|---|---|
| Планирование и тайм-менеджмент | ✅ Подтверждено: Вела календарь с учётом множества проектов. Использует систему приоритизации ВС/СН/НВ/НН (важное-срочное) и трекинг задач через Notion, Notes, Reminders. |
| Тревел поддержка | ✅ Подтверждено: Организовывала командировки, семейные поездки с учётом предпочтений всех членов семьи, подбор билетов/отелей/ресторанов. Пользовалась custom AI-ботом с информацией о предпочтениях, аллергиях для быстрого поиска и бронирования. Организовывала визовую поддержку, включая опыт с визой O-1 для США. |
| Организация мероприятий | ✅ Подтверждено: Была ответственной за организацию ежегодной международной конференции (6000 участников, международные инвесторы). Организовывала встречи с делегациями из Америки, Европы, Ближнего Востока, вела презентации площадки суда. Организовывала внутренние тренинги и встречи с госорганами. В текущей роли организовывала встречи в Дубае для бизнеса. |
| Проектный менеджмент | ✅ Подтверждено: Полностью координировала проект создания юрлиц в 5 штатах США end-to-end: поиск юристов, daily coordination команды, получение лицензий для медицинских клиник, внедрение EMR и CRM систем, оптимизация конверсии, разработка pricing strategy. Использует OKR для координации команды. |
| Работа с юридическими документами | ✅ Подтверждено: Образование — бакалавр и магистр международного права. 3 года работы в международном арбитражном центре (прецедентное право, английское право). Вела всю договорную базу в текущей компании: NDA, контракты, employment-контракты, договоры с контрагентами. Делала legal research для руководителя. Помогала с документацией для визы O-1. |
| Диджитал грамотность | ✅ Подтверждено: Опыт работы с Notion, Bitrix24 CRM, Google Sheets, Miro. Обучила AI для решения задач travel-организации и исследований. AI-native подход — использует AI-инструменты для brainstorming и аналитики. |
| Менеджмент руководителя | ✅ Подтверждено: Координировала работу по OKR на уровне команды, снимая нагрузку с CEO. Вела follow-up встреч и контактов. Контролировала выполнение задач в международных проектах. В международном финансовом центре готовила агенды и спичи для Managing Directors, компилировала информацию для принятия решений. |
| Администрирование | ✅ Подтверждено: Организовывала юридические лица с нуля (LLC в 5 штатах), работала с регистрацией товарных знаков (USPTO), подавала ежегодные отчеты (annual tax reports), решала вопросы с банками США, DMV, коммунальными службами. |
| Брифинг | ✅ Подтверждено: В международном финансовом центре готовила агенды и выступления для руководства. Проводила регулярные compliance-встречи для команды, донося правила и регуляторику до контракторов и отдела продаж. |
| Ресёрч | ✅ Подтверждено: Уверенно использует AI (Abacus AI, Deep Research) для многосоставного анализа информации. Проводила legal research по законам разных штатов, искала прецеденты и узкоспециализированных юристов, исследовала процесс покупки недвижимости за рубежом. |
| Работа с финансами | ✅ Подтверждено: Управляла биллингом пациентов, выставляла инвойсы, проводила транзакции контракторам. Контролировала лимиты корпоративных карт. Разбирается в тонкостях финансового compliance США (fee-splitting, anti-kickback). |
| Менеджмент команды | ✅ Подтверждено: Управляла кросс-функциональными командами, выстраивала дисциплину среди контракторов в США (внедряла KPI, проводила daily tracking-встречи по продажам и лидам). Вела HR-процессы и принимала финальные решения по кандидатам. |
Планирование и тайм-менеджмент
✅ Подтверждено: Вела календарь с учётом множества проектов. Использует систему приоритизации ВС/СН/НВ/НН (важное-срочное) и трекинг задач через Notion, Notes, Reminders.
Тревел поддержка
✅ Подтверждено: Организовывала командировки, семейные поездки с учётом предпочтений всех членов семьи, подбор билетов/отелей/ресторанов. Пользовалась custom AI-ботом с информацией о предпочтениях, аллергиях для быстрого поиска и бронирования. Организовывала визовую поддержку, включая опыт с визой O-1 для США.
Организация мероприятий
✅ Подтверждено: Была ответственной за организацию ежегодной международной конференции (6000 участников, международные инвесторы). Организовывала встречи с делегациями из Америки, Европы, Ближнего Востока, вела презентации площадки суда. Организовывала внутренние тренинги и встречи с госорганами. В текущей роли организовывала встречи в Дубае для бизнеса.
Проектный менеджмент
✅ Подтверждено: Полностью координировала проект создания юрлиц в 5 штатах США end-to-end: поиск юристов, daily coordination команды, получение лицензий для медицинских клиник, внедрение EMR и CRM систем, оптимизация конверсии, разработка pricing strategy. Использует OKR для координации команды.
Работа с юридическими документами
✅ Подтверждено: Образование — бакалавр и магистр международного права. 3 года работы в международном арбитражном центре (прецедентное право, английское право). Вела всю договорную базу в текущей компании: NDA, контракты, employment-контракты, договоры с контрагентами. Делала legal research для руководителя. Помогала с документацией для визы O-1.
Диджитал грамотность
✅ Подтверждено: Опыт работы с Notion, Bitrix24 CRM, Google Sheets, Miro. Обучила AI для решения задач travel-организации и исследований. AI-native подход — использует AI-инструменты для brainstorming и аналитики.
Менеджмент руководителя
✅ Подтверждено: Координировала работу по OKR на уровне команды, снимая нагрузку с CEO. Вела follow-up встреч и контактов. Контролировала выполнение задач в международных проектах. В международном финансовом центре готовила агенды и спичи для Managing Directors, компилировала информацию для принятия решений.
Администрирование
✅ Подтверждено: Организовывала юридические лица с нуля (LLC в 5 штатах), работала с регистрацией товарных знаков (USPTO), подавала ежегодные отчеты (annual tax reports), решала вопросы с банками США, DMV, коммунальными службами.
Брифинг
✅ Подтверждено: В международном финансовом центре готовила агенды и выступления для руководства. Проводила регулярные compliance-встречи для команды, донося правила и регуляторику до контракторов и отдела продаж.
Ресёрч
✅ Подтверждено: Уверенно использует AI (Abacus AI, Deep Research) для многосоставного анализа информации. Проводила legal research по законам разных штатов, искала прецеденты и узкоспециализированных юристов, исследовала процесс покупки недвижимости за рубежом.
Работа с финансами
✅ Подтверждено: Управляла биллингом пациентов, выставляла инвойсы, проводила транзакции контракторам. Контролировала лимиты корпоративных карт. Разбирается в тонкостях финансового compliance США (fee-splitting, anti-kickback).
Менеджмент команды
✅ Подтверждено: Управляла кросс-функциональными командами, выстраивала дисциплину среди контракторов в США (внедряла KPI, проводила daily tracking-встречи по продажам и лидам). Вела HR-процессы и принимала финальные решения по кандидатам.
На что обратить внимание
- ЗП ожидания изначально были выше, текущая цифра — минимальная планка на старте, далее ожидает повышение.
- Может уходить в длинные и пространные объяснения, хотя структура ответа всё равно сохраняется.
- В Тестовом задании вместо драфта процесса сделала полноценный SOP, затратив 2 часа.