ID 22

Внимательный, структурный и включённый ассистент. Умеет выстроить процессы с нуля, держать бытовую и административную часть в идеальном порядке и адаптироваться под стиль и логику конкретного руководителя. Работает в гибриде личного и бизнес-подходов, использует цифровые инструменты, автоматизирует рутину, оставаясь при этом деликатным, честным и точным в коммуникации человеком.

• Ключевые результаты:

  • Организация релокации сотрудников и членов семьи, включая выбор локаций, оформление виз, координацию проживания.
  • Организация досуга VIP-уровня, включая закрытые мероприятия, яхтинг, гольф, культурные программы.
  • Организация авторского тура в Японию для 12 человек: визовая поддержка, бронирование отелей, трансферы, экскурсионная программа.
  • Проведение крупного VIP-мероприятия в Дубае с участием звезд эстрады, организация подрядчиков (93 артиста).
• Миграционные вопросы:

  • Лично оформляла визы в страны с различными требованиями: Шенген, Китай, Япония, а также электронные разрешения на въезд в такие страны, как Бали и Кения. На всех этапах — от изучения требований и подачи документов до получения виз — полностью курировала процесс без привлечения сторонней помощи. Также оформляла визу цифрового кочевника (digital nomad visa) — весь процесс был организован и реализован ею лично.
  • Работала с ВНЖ в США: организовала подачу на визу через категорию «Виза Талантов», самостоятельно нашла миграционного офицера, выстраивала взаимодействие, отслеживала изменения и помогала в подготовке к собеседованиям с участием руководителей.
  • Из недавних кейсов — по запросу одной из бывших руководительниц помогала с оформлением загранпаспорта для её сына. Ситуация требовала особой деликатности и внимания: семья проживает в Дубае, гражданство — украинское, ребёнку меньше 12 лет. Организовала запись в консульство, уточнила правовые нюансы сопровождения, подобрала максимально безопасный маршрут, обеспечила перелёт, трансфер и проживание. Особое внимание уделила выбору города на территории Украины, исходя из текущей обстановки и требований к безопасности.
  • Также регулярно вела визовые процессы для себя: оформление, подача, получение. ВНЖ для себя не оформляла.

• Сейчас работает проектно, помогает с релокацией и организацией мероприятий.
• IT Multi-Family Office (7 месяцев): Частая смена руководителей внутри департамента ассистентов, отсутствие стабильности, невозможность выстраивать долгосрочные рабочие отношения.
• Event Organization (1 год 9 месяцев): Заболевание руководителя, из-за чего бизнес-процессы приостановились.
• Женский Клуб ОАЭ (1 год 2 месяца): Отсутствие карьерного роста, желание реализовывать более масштабные проекты, недостаток профессионального развития.

• Ориентируется на стабильность, долгосрочное сотрудничество и развитие профессиональных навыков.
• Возможность влиять на процессы, оптимизировать работу руководителя и бизнеса.
• Интересуется международными проектами, бизнес-поездками, взаимодействием с иностранными партнерами.
• Предпочитает честный и прямой диалог, гармоничное и динамичное взаимодействие.
• Ценит предоставление самостоятельности в принятии решений.

• Внедряет регламенты и стандарты работы: разрабатывает чек-листы, инструкции, внутренние документы компании.
• Организует все задачи в виде логичных блоков, формирует удобные дашборды для работы руководителя.
• Во время первичной встречи записывала основные моменты.

• Если руководитель не ставит задачи, сама предлагает инициативы по оптимизации его работы, бизнеса или личных процессов.
• Анализирует ближайшие важные даты и проактивно предлагает заране организацию мероприятий, поздравления, планирование путешествий.
• В предыдущих проектах с нуля внедряла Google Календарь, CRM-системы, таск-менеджеры.

• Проводит исследования по досугу, здоровью, образованию — формирует развилки, сравнивает предложения, выдаёт рекомендации и УТП, чтобы руководителю было проще принять решение.
• Ведет оценку эффективности мероприятий, анализируя бюджет, вовлеченность гостей, затраты и доходность.

• Ведет учет финансовых операций: контролирует регулярные платежи, расходы, автоматизирует оплату через банки.
• Осуществляет документооборот: ведет деловую переписку, составляет договоры, оформляет закрывающие документы.
• Ведет административную поддержку бизнеса: контроль бизнес-процессов, документооборот, согласование встреч, управление контактами.

• Работает «под ключ»: делает ресёрч, согласует сценарий, управляет подрядчиками, контролирует бюджет, оформляет результат
• Управляет ивентами с большим количеством участников, включая звезд и VIP-гостей.
• Ведет Travel-поддержку: координирует поездки руководителя, бронирует билеты, трансферы, размещение, организует VIP-услуги.
• Выстраивает логистику мероприятий, деловых встреч, стратегических сессий, международных бизнес-поездок.

• Управляет своим временем и временем руководителя, категоризирует задачи. Выделяет срочные задачи и оценивает сроки.
• Ведет контроль исполнения задач подчиненных, ставит напоминания и промежуточные точки контроля.
• Использует таск-трекеры (Trello, Asana, Notion) для контроля статусов задач.

• В начале сотрудничества брифует руководителя и его потребностях по специально подготовленной анкете.
• Уважает границы, говорит внятно и спокойно, корректна в обратной связи и не боится уточнять, если что-то неясно.

• Уровень около В2-С1:

  • Выступает как связующее звено между иностранными партнерами и руководителем.
  • Имеет опыт организации мероприятий и туров в Дубае, Польше, Испании с полным ведением на английском языке.
  • Участвует в переговорах, оформлении контрактов и взаимодействии с консульствами.

• Умеет быть «невидимой» - всё идёт по плану, отчётность ведётся, руководителю не нужно напоминать.

• Подходит к задаче не только технично, но и визуально: делает красивый результат, не забывая про удобство.
• Сохраняет фокус даже в хаосе — не теряется при смене приоритетов и нестабильных условиях.

• Активно использует AI-инструменты для автоматизации работы, есть целый список AI.
• Работала в CRM-системах, владеет MS Office, а также работает с графическими редакторами (Canva, Figma) для создания презентаций, визуальных отчетов и контент-поддержки.

• Не замужем, детей нет. Живет на 2 города: Санкт-Петербург и Уфа.
• Увлекается бачатой.

• Требует дообучения. Часто подходит к выполнению задач шаблонно, без кастомизации. Т.е. решения и ответы хорошие, но не хватает опыта капнуть в глубину и подумать шире.
• Комментарий от одного из заказчиков: "она как алмаз, стержень хороший, но надо обработать".